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《番茄工作法图解》:最简单的高效工作方法

互联网时代,注意力变成越来越宝贵的资源,因为在我们身边,分散注意力的恶魔实在是太多了,朋友圈、微博、各种游戏、各种视频、各种新闻,昨晚章鱼回家的时候发现,我家的电梯里都放了一个显示屏,轮番放着炫目的广告。

而在工作中,打断我们工作的情况就更多了,原本打算好好完成一篇报告,结果领导拉你去开会,同事让你帮他修电脑,朋友打电话问你晚上要不要一块去high,你在工作的时候,不断地有人来打扰你,最后你伤心地发现,根本不可能有那么两三个小时没有人打扰你,让你安安心心的完成自己的工作。

在这样的情况下,我们的注意力变得越来越支离破碎,想要专注地去做点事情,变得越来越力不从心。

很多时候,大家感觉做事没有效率,并不是没有足够的时间,而是有足够的时间,发现自己已经无法集中注意力,来高效工作了。

那么,有没有方法能帮助我们拯救已经破碎的注意力呢?今天为你推荐的这本《番茄工作法图解》,就给我们带来了一种简单易行,却能大幅提高我们工作效率的时间管理法——番茄工作法。

 

 

 

 

什么是番茄工作法?
「番茄工作法」是由弗朗西斯科·西里洛在 1992 年创立的,那个时候他还是一名大学生,也因为自己常常不能集中注意力,而感到非常非常痛苦。

 

有一天,他对自己说,我就看一看,我能不能专心致志的学上十分钟?

 

于是他找来一个厨房计时器,就为自己设定了10分钟的倒计时,结果一试,发现这样一来,自己竟然能专注的学习了。慢慢地,他将这样的方法不断优化发展,最终创立了一整套高效实用的工作方法。因为他使用的厨房计时器是一个番茄的样子,所以他把这套方法命名为「番茄工作法」。

二十多年来,番茄工作法风靡全球,成为最受欢迎的时间管理方法之一。在中国,也被罗振宇、李笑来、邹鑫、战隼等很多知名的大咖推荐。不少人都表示,他们是借助番茄工作法,消灭了自己的拖延症,拯救了自己的注意力。

番茄工作法的要点,主要分成三大部分:工作、记录和计划。

 

如何使用番茄工作法?
我们先来看番茄工作法的第一部分:工作。

利用番茄工作法来进行工作,其实非常简单,只有三条原则:

第一,从你要做的事情中,选择一项最重要的,作为你当前的工作;

第二,设定一个 25 分钟的倒计时,作为你的工作时间;

第三,工作 25 分钟之后,休息5分钟,这 5 分钟你必须完全放下工作,可以去喝口水、听听音乐或者眯一会儿,总之要真正去休息。

OK,如此循环,你就掌握了番茄工作法的最核心的要点。

是不是很简单?

以 25 分钟作为一个基本的单位,来进行自己的工作,这是番茄工作法最重要的核心之一,我们把这个 25 分钟称作一个「番茄钟」。

你可能会问,每隔 25 分钟就休息一次,这样会不会太慢了,影响效率呢?

你完全不必有这样的担心,25 分钟的时间,是经过很多人的实践和反馈才确定的。以 25 分钟作为一个番茄钟,会有很多好处。

第一个好处是,25 分钟的时间,让我们更容易开始,而不会陷入拖延。

我们最容易拖延的,就是那些不容易看到终点的工作。如果目前你有一项工作,是需要持续好几天,花费数十个小时才能完成的,那就非常容易引起拖延症的发作。

我们都容易产生这样的心理,如果我们面对的是一场马拉松比赛,那我们无论心里就会想,无论是跑得快还是跑得慢,一时半会儿我们也到不了终点,既然这样,还不如跑慢些。可是如果我们面对的是100米的比赛,那我们就更容易说服自己进行冲刺。

所以,把番茄钟设定为25分钟,就是让我们可以把马拉松式的工作,也拆解成一段段的百米赛跑,自然,我们就能克服拖延症,用冲刺的心态高效工作了。

第二个好处是,25 分钟的时间,可以让我们的工作安排更加灵活。

前边我们提到,这个时代大家工作的一个痛点,就是我们的工作安排太容易被打断了,不论是自身遭受的诱惑,还是来自外界的干扰,我们即使想要拥有大段的工作时间,也往往难以如愿。

如果你下定决心,要花整整三个小时完成一项工作,可是这个时候,领导来找你,同事来找你,面对他们的打断,你可能就不知道怎么处理,要么是你冷冰冰的回绝他们,影响大家之间的相处,要么是任由他们干扰了你的计划,你也会感觉非常沮丧。

而如果以 25 分钟作为一个番茄钟,你的时间就可以安排的更加灵活。举个例子,当你正在完成一个番茄钟的时候,如果有同事来找你,你完全可以说,不好意思,我正在完成一项工作,请你稍等一下,十分钟之后我去找你,相信你的同事是愿意等这十分钟的。

总之,用 25 分钟作为一个番茄钟,让我们无论面对内心的拖延,还是外界的打扰时,都可以更从容的应对,这也是番茄工作法最最有价值的一个创新。

这里需要强调的一点是,一个番茄钟是不可以被打破的。如果你在一个番茄钟内做了其他的事情,比如你写了 15 分钟的报告,就忍不住去刷淘宝,那么这个番茄钟是无效的。之所以这样,就是为了让我们养成习惯,以番茄钟作为基本的时间单位。

当然,如果你发现自己的注意力不能持续25分钟,或者你的工作真的是常常被打扰,那么你可以根据自己的情况,适当调整一个番茄钟的时间,比如可以设定为
15 分钟。但是请记住,一旦设定好番茄钟的时间,在这个时间内,就要认真完成你当下的任务,坚决捍卫自己的番茄钟不被打扰。

番茄工作法的第二部分,是记录

想要更好的实践番茄工作法,我们需要记录三个方面的内容:

第一是记录任务的完成情况,第二是记录临时冒出来的任务,第三是记录工作时的打断情况。

记录任务的完成情况,主要是统计你在完成某个任务时,总共使用了多少个番茄钟。

临时冒出来的任务有两种,一种是别人交办的,比如在你工作的时候,领导突然说,需要你把某某项目的资料调出来,他要重新看一看。另一种临时冒出来的任务是自己突然想到的,比如你正在写报告,突然想到,下周就是女朋友的生日了,可你还没有给她准备礼物。

工作时的打断情况也分成两种,外部打断和内部打断,领导和同事来找你,你不得不放下手头的工作,这就是外部打断,你突然想到有重要的工作没有完成,获得实在忍不住,就是要刷一下淘宝或朋友圈,这就属于内部打断。

你可能听完之后觉得有点头大,啊?要记这么多东西,那我还有没有时间工作了?

别着急,其实你完全可以用一张纸,和几个简单的符号,就完成你的记录,只要你掌握适当的方法,根本不会占用你多少时间。

具体要怎么做,我来给你举个例子。

在你每天开始工作之前,拿出一张纸,列出你今天要做的事情。

比如:

第一,撰写关于A项目的报告;

第二,准备后天关于A项目的汇报,制作PPT;

第三,归档前一阵的重要文件资料。

之后,你按照你的列出的待办事项,开始以番茄钟为时间单位,一项一项完成你的工作。

当你打算开始一个番茄钟,做第一项工作时,就在待办清单的第一项后边画一个方框。

当你这个番茄钟成功完成之后,在那个方框里打钩。

 

如果你在撰写报告的时候,脑子里突然想到,要给女朋友挑生日礼物,这时,你可以花 5 秒钟的时间,在你的待办清单背面,记录下「记得给女朋友挑生日礼物」,这时,你的番茄钟不算被打断。

如果你在撰写报告的时候,领导突然找你去开会,那么你不得不中断这个番茄钟,就在任务后边的那个方框里打个叉,代表这个番茄钟被中断,同时,记录下来被中断的理由。

这样,一天的工作完成后,你的待办清单,就变成了工作记录。正面是每项任务的完成情况,你可以很清楚的看到,每项任务分别花费了多少番茄钟,在一天的工作中有多少次被打断,为什么被打断。

而这张纸的反面,就是你记录下来的临时任务,可能是领导交办给你的,可能是同时拜托给你的,也可能是你自己想到的,那么这些任务就可能是你明天的待办事项。

番茄工作法的第三部分,是计划

你可能会觉得有些奇怪,计划不是应该放在工作的前边吗?为什么变成了第三部分呢?

事实上,大部分人做的计划,往往都是空想出来的,他们其实并不了解自己的真正的工作环境和真实的工作状态,做出来的,往往是一厢情愿的计划,这样的计划往往在实际工作中难以实现。而借助番茄工作法,尤其是我们积累下来的记录之后,我们就更容易做出切实可行的计划,更好的帮助我们高效工作。

以往的记录,怎么来帮助我们制定更好的工作计划呢?你需要三步:

第一步,收集你列出的临时任务,按照紧急和重要程度,纳入接下来几天的待办清单中;

第二步,回看你以往的待办清单,看一看你为自己设定的每项任务,都需要多少番茄钟来完成,如果一项任务所需要的番茄钟大于7个,那就说明你为自己设定的任务太复杂了,你需要做的就是,下一次把类似的任务进行拆分。

以章鱼自己来举例,这一篇关于番茄工作法的文章,整个耗时大概在
30 小时,也就是 60
个番茄钟,如果把这设定成一个大任务,那就太复杂了,不符合番茄工作法「把马拉松拆分成百米跑的精神」,所以,我会把他分成列出大纲、撰写文稿、修改文稿、排版等等很多个板块,这样,当任务一点点被拆分,就好像我们把一次长征设定了一个个小终点,向着每一个小终点冲刺的时候,我们才会更有干劲。

第三步,分析一下以往工作中,你常常因为哪些人、哪些事造成中断?你在哪个时间段最容易造成中断?

如果是自己的内部中断,比如说自制力的问题,那么,你可以每周给自己设定一个小目标,比如,本周允许自己的内部中断15次,到下周,就可以设定为12次,这样一点一点就,你能感受到自己的进步,你也会越来越自信。

如果是外部中断,你可以分析,自己在哪个时间段「最受欢迎」,最容易被别人打断,如果真的是在某个时间段,会有大量临时任务涌进来,那么你可以干脆把这个时间空出来,专门承接临时任务。

随着番茄工作法越用越熟练,慢慢地,你可以尝试预估自己的需要完成任务的时间,在列出待办事项之后,先预估一下需要多少个番茄钟才能完成,再和实际的结果进行对照,久而久之,你就会产生一种对于时间的精准把控,你也就进入了时间管理的更高境界了。

OK,以上就是番茄工作法的要点了。

总结一下

番茄工作法分成三个部分:工作、记录和计划。

工作时,以25分钟作为一个番茄钟,完成一个番茄钟后,休息5分钟。

 

记录时,统计自己完成每项任务时需要的番茄钟,临时冒出来的任务,以及被打断的次数。

 

计划时,按照以往的统计结果,合理设定接下来的任务,把大于 7 个番茄钟的复杂任务进行拆分,同时尝试在列出待办清单时,预估番茄时间。

相信熟练掌握番茄工作法之后,你的学习和工作效率,一定会有火箭般的提升。

 

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